Ohje ilmaisen Skype-kokouksen järjestämiseen
Etäkokouksen järjestäminen onnistuu mainiosti vasta alkajalta. Tämän ohjeen avulla voit kokeilla järjestää, vaikka kyläyhdistyksen hallituksen kokouksen näppärästi. Ilmaisen etäkokouksen järjestäminen vaatii vain nettiyhteyden lisäksi avointa mieltä ja kännykän tai tietokoneen mikrofonilla varustetulla kuulokkeilla. Webkamera parantaa kokousta merkittävästi.
1. Käy lataamassa Skype!
-Lataa ja asenna tietokoneellesi tai puhelimeesi Skype-sovellus. Kokouksen järjestäminen on helpompaa tietokoneella.
– Ongelmatilanteissa lue lisää neuvoja Skype-ohjeista.
2. Laadi uusi käyttäjätunnus, mikäli sinulla ei vielä ole.
– Tunnuksen voit luoda Skypen kotisivuilla tai avattuasi Skype-ohjelman.
– Testaa ensimmäisen kirjautumisen yhteydessä kamera ja kuulokkeet.
3. Lähetä hyvissä ajoin kokouksen asialista osallistujille sähköpostiin.
– Pyydä viestissä osallistujia varautumaan kokoukseen lataamalla sovellus puhelimeen, tabletille tai tietokoneelle. Kokoukseen voi osallistua myös tietokoneen nettiselaimella, jolloin osallistujan ei tarvitse tehdä asennuksia. Selainversio toimii parhaiten Microsoft Edge tai Google Chrome-selaimissa.
– Kirjoita viestiin, että 15 minuuttia ennen kokouksen alkua osallistujat saavat kokoukseen liittymislinkin sähköpostiinsa tai Facebook-ryhmän sivulle. Maksulliset versiot mahdollistavat kokouslinkin lähetyksen hyvissä ajoin etukäteen. Ilmaisversiossa kokouksen järjestäjän tulee olla kokoajan läsnä, linkin lähettämisen jälkeen.
– Vaihtoehtoisesti voit kokouksen alussa kutsua osallistujat kokoukseen, jos tiedät heidän Skype-käyttäjänimensä. Käyttäjänimiä voit pyytää tarvittaessa etukäteen sähköpostiviestillä, whatsapp-ryhmässä, FB-ryhmässä tai etsiä käyttäjiä Skype-sovelluksen sisällä nimihaulla.
4. Lähetä 2. sähköpostiviesti kokouslinkin kera vähintään 15 minuuttia ennen kokousta.
– Perusta Skype-kokous.
– Kopioi linkki sekä liitä kokoukseen osallistujat, jotka ovat antaneet jo käyttäjätunnuksensa.
– Liitä linkki ennakkoon valmisteltuun sähköpostiviestiin ja lähetä se.
5. Kokous
– Edetkää kokouksessa normaaliin tapaan.
– Hyödyntäkää onnistuneen etäkokouksen työkaluja.
– Muistakaa osallistaa hiljaisia henkilöitä, kysymällä heidän mielipiteitä.
– Erityisen tärkeää on kokouksen jälkeen lähettää muistio tai pöytäkirja kokouksesta kaikille.
Lisävinkkejä hyvän etäkokouksen järjestämiseen voi lukea näin rakennat onnistuneen etäkokouksen! -artikkelista.